Como realizar uma reunião eficaz?

• Convoque a reunião com antecedência para que os participantes possam se programar;

• Encaminhe uma pauta da reunião. Certifique-se de que os participantes saibam com antecedência tudo o que precisam levar para a reunião, ou qualquer tarefa que deve ser concluída previamente.

• A pessoa que convocou a reunião deve explicar o objetivo e o resultado por ela esperado.

• Se você tiver um grande número de participantes nas reuniões, deverá haver um facilitador. Normalmente o facilitador é a pessoa que convoca a reunião, a menos que o mesmo tenha acertado algo diferente. Nas reuniões periódicas de andamento (Status) do projeto, o facilitador normalmente é o gerente do projeto, mas o papel de facilitador pode ser rotativo.

• Somente as pessoas que precisam estar presentes devem ser convidadas. Outras pessoas podem diluir a eficácia da reunião.

• A reunião deve começar na hora marcada, com alguma tolerância para os participantes que possam estar chegando de outra reunião.

• Siga a agenda, observe o tempo para certificar-se de que todos os assuntos serão abordados. Esta responsabilidade poderá ser atribuída a um participante. (Timekeeper)

• Assuntos específicos que não são focos da reunião devem ser tratados num outro momento;

• Documentar todas as decisões tomadas. O facilitador é quem deve fazer isso, a menos que tenham combinado de outra forma.

• Documentar todos os itens de ação durante a reunião. O facilitador é quem deve fazer isso, a menos que tenham combinado de outra forma.

• Quando a reunião estiver chegando ao final, repasse todos os itens de ação em destaque, incluindo quem ficará responsável pelos itens e quando deverão ser realizados;

• Repasse todas as decisões tomadas.

• Elabore a ata durante a reunião projetando o documento para que todos possam participar. A ata é o principal produto da reunião e deve ser feita por todos;

• Circule uma lista de presença para registrar todos os presentes na reunião. Crie um arquivo PDF com a lista de presença, ata e anexos;

• Encaminhe o documento PDF (ata), logo após a reunião, para todos os envolvidos.

Fonte: http://www.competpm.com.br